Cadastro de Funcionários

Última atualização: 22/05/2025 Equipe WPontual

O cadastro de funcionários é um dos mais importantes no sistema WPontual. Para o perfeito funcionamento do sistema é obrigatório o preenchimento de todas as opções dos "Dados Operacionais", como também a data de nascimento que está nos "Dados Pessoais".

O Cadastro de Funcionários está dividido em quatro partes: Dados Operacionais, Dados Pessoais, Documentos e Dependentes. Cada seção contém informações específicas que são essenciais para o correto gerenciamento do ponto eletrônico e para a geração de relatórios precisos.

Figura 1: Tela de Cadastro de funcionários no sistema WPontual

Pesquisa de Funcionários

O sistema oferece uma funcionalidade de pesquisa que facilita a localização de funcionários no cadastro. Ao clicar no botão de pesquisa (ou pressionar a tecla "F8"), o sistema exibe uma janela de pesquisa relacionada ao respectivo campo.

Por padrão, a pesquisa é apresentada em ordem alfabética crescente (Nome/Descrição). Para alterar para ordem decrescente, basta clicar sobre o Nome/Descrição. Se desejar mostrar a pesquisa por ordem de Código/Matrícula, basta clicar sobre a coluna do respectivo item.

Figura 2: Tela de pesquisa de funcionários no sistema WPontual

Na pesquisa de funcionários, há uma identificação visual para a situação atual do funcionário na empresa:

Verde - Funcionários com situação "Normal - 01" no Cadastro.
Amarelo - Funcionários com situação de Afastamento no Cadastro.
Vermelho - Funcionários com situação "Demitido - 03" no Cadastro.

Se desejar que a pesquisa apresente uma seleção de funcionários conforme a situação definida, utilize os filtros disponíveis na parte inferior da tela de pesquisa.

Dados Operacionais

A seção de Dados Operacionais contém informações essenciais para o funcionamento do sistema de ponto. É obrigatório o preenchimento de todos os campos desta seção para garantir o correto cálculo de horas e geração de relatórios.

Atenção: O não preenchimento dos campos obrigatórios pode resultar em erros de cálculo ou na não exibição do funcionário em determinados relatórios.

Os principais campos desta seção incluem:

Matrícula: Código único que identifica o funcionário no sistema. Este campo pode ser preenchido manualmente ou gerado automaticamente pelo sistema, dependendo da configuração. Após a digitação da matrícula, clique no botão de confirmação ou pressione a tecla "ENTER" para habilitar as opções do cadastro.
Nome: Nome completo do funcionário, que será exibido em relatórios e consultas. O nome será preenchido com no máximo trinta caracteres, portanto se for maior, abrevie alguns nomes intermediários.
CPF: Número de identificação no Cadastro de Pessoa Fisica. Este campo é obrigatório para a integração com relógios da portaria 671
PIS/PASEP: Número de identificação no Programa de Integração Social. Este campo não é obrigatório para a integração com sistemas de folha de pagamento e para a geração de arquivos oficiais.
Matrícula para folha: Matrícula do funcionário com no máximo dez caracteres, que consta no cadastro da folha de pagamento. Esta matrícula constará no arquivo "texto" que será gerado para exportação dos dados para folha de pagamento.
Crachá Código de Barras: Deve ser informado, com no máximo dez caracteres, quando o código do crachá é diferente da matrícula. Também pode ser usado quando o funcionário ainda não possui seu crachá definitivo ou o tenha extraviado, permitindo o uso de um crachá provisório para temporariamente marcar o ponto.
Crachá Proximidade: Deve ser informado, com no máximo dezesseis caracteres, quando o código do crachá de proximidade é diferente da matrícula. Assim como o crachá de código de barras, pode ser usado para crachás provisórios quando necessário.
Situação: Status atual do funcionário (Normal, Afastado, Demitido, etc.). Este campo afeta diretamente o processamento do ponto. Informe a situação conforme o "Cadastro de Situações", sendo "01" para o funcionário que está trabalhando normalmente e "03" para o funcionário demitido.

Importante: Em caso de afastamento do funcionário, além de informar a situação correspondente ao seu afastamento de acordo com o "Cadastro de Situações", informe a "Data de Afastamento" e a "Data Fim Afastamento", para que o sistema justifique as ausências neste período. Quando for gerado o ponto no dia seguinte ao término do afastamento, o sistema se encarrega de alterar automaticamente a situação para "01 - Normal" e também zera as datas informadas.

Horário: Código do horário correspondente ao horário de trabalho do funcionário, de acordo com o "Cadastro de Horários".

Vinculação de Funcionários a Horários

Para que o funcionário seja corretamente vinculado ao seu horário de trabalho, é preciso observar as seguintes regras:

Se o "Identificador de Ponto" for igual a "Normal" ou "Ponto Livre", e o "Identificador de Horário" for igual a "Normal", o horário correspondente deverá ser com "Tipo de Horário" igual a "Normal".
Se o "Identificador de Ponto" for igual a "Normal" ou "Ponto Livre", e o "Identificador de Horário" for igual a "Revezamento", o horário correspondente deverá ser com "Tipo de Horário" igual a "Normal" e "Revezamento".
Se o "Identificador de Ponto" for igual a "Horário Livre", e o "Identificador de Horário" for igual a "Normal", o horário correspondente deverá ser com "Tipo de Horário" igual a "Livre".
Se o "Identificador de Ponto" for igual a "Horário Livre", e o "Identificador de Horário" for igual a "Revezamento", o horário correspondente deverá ser com "Tipo de Horário" igual a "Livre" e "Revezamento".

Histórico de Alteração de Horário

Quando efetuar uma alteração do código de horário, será apresentada uma tela para registrar em um histórico esta alteração, contendo data e podendo ser registrada uma observação relacionada a este fato.

É importante informar corretamente a data de alteração do horário, pois esta informação será usada por ocasião da gravação do ponto, definindo que a partir da data informada será gravado este novo horário no cartão ponto do funcionário.

Dica: Configure os limites de banco de horas de acordo com as políticas da empresa e acordos coletivos. Valores muito restritivos podem gerar alertas frequentes, enquanto valores muito permissivos podem resultar em acúmulos excessivos.

Dados Pessoais

A seção de Dados Pessoais contém informações cadastrais do funcionário, sendo a data de nascimento um campo obrigatório para o correto funcionamento do sistema. Os demais campos são importantes para a identificação completa do funcionário e podem ser utilizados em relatórios específicos.

Os principais campos desta seção incluem:

Data de Nascimento: Data de nascimento do funcionário (campo obrigatório).
Sexo: Gênero do funcionário (Masculino ou Feminino).
Estado Civil: Situação civil atual do funcionário.
Endereço: Logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP.
Contato: Telefones e e-mail para comunicação.

Documentos

A seção de Documentos permite o registro de todos os documentos do funcionário, sendo o PIS/PASEP especialmente importante para a integração com sistemas de folha de pagamento e para a geração de arquivos oficiais como o ACJEF.

Os principais documentos que podem ser registrados incluem:

PIS/PASEP: Número de identificação no Programa de Integração Social.
CPF: Cadastro de Pessoa Física.
RG: Registro Geral (Carteira de Identidade).
CTPS: Carteira de Trabalho e Previdência Social (Número, Série e UF).
Título de Eleitor: Número, Zona e Seção.
Certificado de Reservista: Para funcionários do sexo masculino.
CNH: Carteira Nacional de Habilitação (se aplicável).

Dependentes

A seção de Dependentes permite o cadastro de informações sobre os dependentes do funcionário, o que pode ser útil para fins de benefícios e para relatórios específicos.

Para cada dependente, é possível registrar:

Nome: Nome completo do dependente.
Data de Nascimento: Data de nascimento do dependente.
Grau de Parentesco: Relação com o funcionário (filho, cônjuge, etc.).
CPF: Cadastro de Pessoa Física do dependente.
Sexo: Gênero do dependente.

Equipamentos e Relógios de Ponto

O sistema WPontual permite a integração entre o cadastro de funcionários e os equipamentos de registro de ponto (relógios). Esta integração é fundamental para o correto funcionamento do sistema e para a coleta precisa dos registros de ponto.

Importante: A configuração adequada dos equipamentos de ponto é essencial para garantir que os registros dos funcionários sejam coletados corretamente e processados pelo sistema.

Tipos de Equipamentos

O sistema WPontual é compatível com diversos tipos de equipamentos de registro de ponto, classificados conforme a legislação vigente:

REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional): Sistema de registro eletrônico de ponto convencional, composto pelo registrador eletrônico de ponto convencional (relógio).
REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo): Sistema de registro eletrônico de ponto alternativo, composto pelo registrador eletrônico de ponto alternativo (outros equipamentos).
REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto via Programa): Sistema de registro eletrônico de ponto via programa, composto pelo registrador eletrônico de ponto via programa.

Na aba de equipamentos e possível enviar ou remover funcionários diretamente nos equipamentos.

Atenção: Para garantir a correta integração entre funcionários e equipamentos, é essencial que os campos de identificação (Matrícula, CPF ou PIS/PASEP, Crachá) estejam corretamente preenchidos no cadastro de funcionários e que os equipamentos estejam adequadamente configurados no sistema.

Fabricantes Compatíveis

O sistema WPontual é compatível com diversos fabricantes de relógios de ponto, com os equipamentos abaixo temos integração direta:

Henry
Control ID
Proveu
TopData

Para cada fabricante, o sistema oferece opções específicas de configuração e comunicação, garantindo a compatibilidade com os diferentes modelos e tecnologias disponíveis no mercado.

Para os demais fabricantes do mercado o sistema consegue importar o arquivo AFD, tanto no formato legado da portaria 1510 quanto da vigente 671.

Melhores Práticas

Para garantir um cadastro de funcionários eficiente e confiável, recomendamos as seguintes práticas:

Mantenha o cadastro sempre atualizado, especialmente em casos de admissão, demissão ou alteração de cargo ou departamento.
Preencha todos os campos obrigatórios e, sempre que possível, os campos opcionais que possam ser úteis para relatórios ou integrações.
Utilize códigos padronizados para matrículas, facilitando a identificação e organização.
Realize verificações periódicas para identificar inconsistências ou informações desatualizadas.
Ao cadastrar novos funcionários, verifique se já não existe um registro para a mesma pessoa, evitando duplicidades.
Configure corretamente os parâmetros de banco de horas de acordo com as políticas da empresa e acordos coletivos.
Registre corretamente as datas de alteração de horário para garantir a precisão no cartão ponto.
Verifique a compatibilidade entre os tipos de horário e os identificadores de ponto ao vincular funcionários a horários.
Mantenha os equipamentos de ponto corretamente configurados e atualizados para garantir a coleta precisa dos registros.
Realize testes periódicos de comunicação entre o sistema e os equipamentos para identificar e corrigir possíveis falhas.

Um cadastro de funcionários completo e bem organizado, integrado a equipamentos corretamente configurados, é fundamental para o aproveitamento pleno das funcionalidades do WPontual, garantindo precisão nos cálculos de ponto e conformidade com a legislação trabalhista.