Importar Registros

O processo de importação de registros é uma etapa fundamental no fluxo de trabalho do sistema WPontual. É através desta funcionalidade que as marcações de ponto realizadas pelos funcionários nos relógios são incorporadas ao sistema para posterior processamento, análise e geração de relatórios.

Visão Geral

A funcionalidade "Importar Registros" realiza duas operações principais:

1. Importação de arquivos: Importa os registros do arquivo de marcações gerado pelo relógio de ponto e grava um novo arquivo, distribuindo corretamente as marcações para seus respectivos dias.
2. Coleta direta: Quando existem relógios com integração direta com o Sistema, os registros de ponto são coletados diretamente dos equipamentos.

Como Acessar

Para acessar a funcionalidade de importação de registros, siga os passos abaixo:

1. Acesse o menu "Operações"
2. Selecione a opção "Importação"
3. Clique em "Importar Registros"

Será exibida a tela principal de importação de registros, onde você poderá configurar e iniciar o processo de importação.

Configuração da Importação

A tela de importação de registros apresenta diversas opções de configuração, que devem ser ajustadas de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.

Configuração de Arquivo

Na seção "Arquivo", você deve configurar as informações relacionadas ao arquivo de marcações que será importado:

• Descrição: Por padrão, é exibido "Arquivo de Marcações do Relógio Ponto" (código 15).
• Sequência: Possui uma sequência iniciando com "00" (zero), que permite o cadastramento de vários endereços e leiautes diferentes de arquivos vindos de vários relógios.
• Endereço: Informe ou localize pela pesquisa onde está o arquivo de marcações vindas do relógio a ser importado.
• Leiaute: Informe o código do leiaute de acordo com o cadastramento efetuado no "Leiaute do Arquivo de Importação".

Configuração de Empresas

Se o seu sistema gerencia mais de uma empresa, você pode configurar como os registros serão distribuídos:

• Todas: Se possuir somente uma empresa e o(s) relógio(s) são todos desta empresa, não há necessidade de nenhuma configuração específica.
• Selecionar: Se possuir mais de uma empresa e relógios vinculados a cada empresa, e cada relógio grava um arquivo separado (com endereço diferente para cada arquivo), selecione a respectiva empresa cujos registros de ponto deste arquivo são somente dos funcionários desta empresa.

Configuração de Relógios

Quando existem múltiplos relógios no sistema, é possível configurar como os registros de cada relógio serão tratados:

• Todos: Selecione esta opção quando o arquivo contém registros de todos os relógios.
• Selecionar: Selecione esta opção quando o arquivo contém registros de apenas um relógio específico. Em seguida, selecione o relógio correspondente na lista.

Configuração de Período

É necessário definir o período para o qual os registros serão importados:

• Data Inicial: Informe a data inicial do período a ser importado.
• Data Final: Informe a data final do período a ser importado.

Processo de Importação

Após configurar todos os parâmetros necessários, siga os passos abaixo para realizar a importação:

1. Verifique se todas as configurações estão corretas
2. Clique no botão "Importar"
3. Aguarde o processamento dos registros
4. Verifique o resultado da importação na tela de confirmação

Durante o processamento, o sistema realizará as seguintes operações:

• Leitura do arquivo de marcações
• Identificação dos funcionários associados a cada registro
• Distribuição dos registros para os dias corretos
• Aplicação das regras de "Saída dia Anterior" quando necessário
• Geração de um novo arquivo com os registros processados

Formatos de Arquivo Suportados

O sistema WPontual suporta diversos formatos de arquivo para importação de registros, dependendo do fabricante do relógio de ponto. Os formatos mais comuns incluem:

• Arquivos de texto (.txt): Formato padrão utilizado pela maioria dos relógios.
• Arquivos CSV (.csv): Formato de valores separados por vírgula, utilizado por alguns modelos de relógio.
• Arquivos AFD (.afd): Arquivo Fonte de Dados, formato específico definido pelo Ministério do Trabalho.

Para cada formato de arquivo, é necessário configurar um leiaute específico no sistema, que define como os dados serão interpretados durante a importação.

Configuração de Leiaute

O leiaute do arquivo de importação define como o sistema deve interpretar os dados contidos no arquivo. Para configurar um leiaute, acesse o menu "Cadastros" > "Leiaute do Arquivo de Importação".

Os principais campos a serem configurados em um leiaute são:

• Código: Identificador único do leiaute.
• Descrição: Nome descritivo do leiaute.
• Tipo de Arquivo: Define o formato do arquivo (texto, CSV, AFD, etc.).
• Posição da Matrícula: Define onde no arquivo está a informação da matrícula do funcionário.
• Posição da Data: Define onde no arquivo está a informação da data do registro.
• Posição da Hora: Define onde no arquivo está a informação da hora do registro.
• Posição do NSR: Define onde no arquivo está o Número Sequencial de Registro (NSR).

Integração Direta com Relógios

Além da importação de arquivos, o sistema WPontual permite a integração direta com diversos modelos de relógios de ponto, eliminando a necessidade de exportar e importar arquivos manualmente.

Para configurar a integração direta, é necessário:

1. Cadastrar o relógio no sistema (menu "Cadastros" > "Relógios")
2. Configurar os parâmetros de comunicação (IP, porta, usuário, senha, etc.)
3. Testar a comunicação para garantir que o sistema consegue acessar o relógio

Uma vez configurada a integração direta, o sistema poderá coletar os registros automaticamente durante o processo de importação.

Verificação dos Registros Importados

Após a importação, é importante verificar se os registros foram corretamente processados. Para isso, o sistema oferece a funcionalidade "Consultar Registros Importados", que permite visualizar todos os registros importados e filtrar por diversos critérios.

Para acessar esta funcionalidade:

1. Acesse o menu "Consultas"
2. Selecione a opção "Registros Importados"

Na tela de consulta, você poderá filtrar os registros por:

• Período (data inicial e final)
• Funcionário
• Relógio
• Tipo de registro (normal, rejeitado, etc.)

Tratamento de Erros

Durante o processo de importação, podem ocorrer diversos tipos de erros. Os mais comuns são:

• Matrícula não encontrada: O sistema não conseguiu identificar o funcionário associado ao registro.
• Formato de data/hora inválido: O formato da data ou hora no arquivo não corresponde ao esperado pelo leiaute.
• Registro duplicado: O mesmo registro já foi importado anteriormente.
• Erro de comunicação: Falha na comunicação com o relógio durante a coleta direta.

Para cada tipo de erro, o sistema oferece opções de tratamento, que podem ser configuradas nas preferências do sistema.

Melhores Práticas

Para garantir um processo de importação eficiente e confiável, recomendamos as seguintes práticas:

1. Regularidade: Importe os registros regularmente, preferencialmente todos os dias, para evitar acúmulo de dados e facilitar a identificação de problemas.
2. Backup: Antes de iniciar a importação, faça um backup do arquivo original de marcações, para garantir que os dados não sejam perdidos em caso de problemas.
3. Verificação: Após a importação, verifique os registros importados para garantir que todos foram processados corretamente.
4. Documentação: Mantenha uma documentação atualizada dos leiautes configurados e dos procedimentos de importação, para facilitar a resolução de problemas futuros.
5. Treinamento: Garanta que os responsáveis pela importação de registros estejam devidamente treinados e conheçam todas as funcionalidades do sistema.

Integração com Outros Módulos

A funcionalidade de importação de registros está diretamente integrada com outros módulos do sistema WPontual:

• Cadastro de Funcionários: Os registros importados são associados aos funcionários cadastrados no sistema.
• Cadastro de Relógios: Os registros são identificados pelo relógio que os gerou.
• Manutenção do Ponto: Após a importação, os registros podem ser visualizados e editados na manutenção do ponto.
• Relatórios: Os registros importados são utilizados para gerar diversos relatórios, como espelho de ponto, banco de horas, etc.

Uma importação bem-sucedida é o primeiro passo para garantir a precisão e confiabilidade de todo o sistema de gerenciamento de ponto.