Exportação para Folha de Pagamento
Introdução
O módulo de Exportação para Folha de Pagamento do WPontual permite a geração de arquivos texto (.txt) contendo todas as informações processadas no sistema, como horas calculadas e valores lançados (adiantamentos, comissões, etc.), para integração com sistemas de folha de pagamento.
Este processo é fundamental para garantir que as informações de ponto sejam corretamente transferidas para o sistema de folha, evitando retrabalho e minimizando erros de digitação.
Importante: Antes de realizar a exportação, certifique-se de que o período de processamento esteja definido como "Atual" e que todas as manutenções de ponto estejam concluídas.
Configuração do Leiaute
Para que a exportação funcione corretamente, é necessário configurar o leiaute do arquivo de acordo com as especificações do sistema de folha de pagamento utilizado pela empresa.
Tela de configuração do leiaute de exportação para folha
Informações sobre a Folha
- Código Leiaute: Sequencial numérico para identificação do leiaute.
- Descrição da Folha: Identificação do sistema de folha de pagamento para o qual este leiaute se refere.
- Observações: Campo para informações adicionais referentes à folha de pagamento.
Origem dos Dados
É possível selecionar diferentes origens de dados para a exportação:
- Apontamento: Selecione quando o resultado a ser exportado se refere apenas ao resultado gerado no "Cálculo de Horas", ou seja, somente horas calculadas.
- Refeição: Selecione quando estiver utilizando o módulo de "Controle de Refeição", cujo resultado de refeições também será exportado para folha.
- Movimento: Selecione quando utilizar o módulo "Movimento Mensal" para digitar outros lançamentos como adiantamento de salário, vale mercado, vale farmácia, etc.
Formato de Exportação
O sistema oferece duas opções para o formato de exportação das horas:
- Minutos: Exporta o resultado de ponto com a parte fracionada de horas em minutos.
- Centesimal: Exporta o resultado transformando minutos em centésimos de hora. Para fazer esta transformação, o sistema divide os minutos por sessenta.
Exemplo: 1h 20min - [20 / 60 = 0,33] (1,33).
Campos Fixos
São campos de cadastros e do resultado de ponto que constituirão o arquivo a ser exportado para folha de pagamento. Estes campos devem ser configurados de acordo com as especificações do sistema de folha utilizado.
Origem dos Dados
A origem de dados para gravação do arquivo de exportação pode ser de três locais diferentes, conforme definido na configuração do leiaute:
Apontamento (Cálculo de Horas)
Quando selecionada esta opção, o sistema exportará apenas as informações relacionadas às horas calculadas no módulo de "Cálculo de Horas". Isso inclui horas normais, extras, faltas, atrasos, etc.
Refeição
Quando o módulo de "Controle de Refeição" estiver em uso, esta opção permite exportar as informações relacionadas às refeições realizadas pelos funcionários, como quantidade de refeições, valores, etc.
Movimento Mensal
Esta opção permite exportar informações adicionais lançadas no módulo "Movimento Mensal", como adiantamentos, comissões, vales diversos, etc.
Dica: É possível combinar diferentes origens de dados em uma única exportação, selecionando múltiplas opções na configuração do leiaute.
Exportação do Arquivo
Para realizar a exportação do arquivo para a folha de pagamento, siga os passos abaixo:
Tela de exportação para folha de pagamento
- Acesse o menu correspondente à exportação para folha de pagamento.
- Selecione o período (mês/ano) para emissão, conforme cadastrado na tabela "Períodos de Processamento". Este deve ser o período definido como "Atual" no "Período de processamento".
- Se necessário, selecione um departamento específico para exportar apenas as informações deste departamento.
- Marque a opção "Lançar Banco de Horas" se desejar incluir os códigos e correspondente quantidade de horas calculadas referente ao banco de horas.
- Clique no botão para iniciar a exportação.
O arquivo será gravado dentro da pasta e com o nome definidos na opção "Endereço dos Arquivos" com o "Código" "29" (vinte e nove) e a "Sequência" de acordo com o código da empresa no Sistema.
Exemplo: Se a empresa estiver cadastrada com o código "0" (zero), a sequência correspondente para o nome do arquivo será "0".
Envio por E-mail
O sistema permite o envio automático do arquivo de exportação por e-mail, facilitando o processo de integração com o departamento responsável pela folha de pagamento.
Para utilizar esta funcionalidade:
- Habilite a opção "Enviar arquivo por e-mail" no módulo "Configurações" .
- Preencha o campo "Enviar para" com o endereço de e-mail para quem será enviado o arquivo.
- Após a geração do arquivo para folha de pagamento, o sistema exibirá uma tela para confirmação do envio.
- O mesmo é feito automático, apenas aguardar sua finalização.
Nota: É possível adicionar uma mensagem personalizada ao e-mail antes do envio.
Melhores Práticas
Para garantir uma exportação eficiente e sem erros, recomendamos seguir as seguintes práticas:
- Verificação prévia: Antes de exportar, verifique se todos os lançamentos e ajustes de ponto foram realizados corretamente.
- Backup: Mantenha um backup dos arquivos exportados para referência futura e auditoria.
- Teste de integração: Realize testes periódicos de integração com o sistema de folha para garantir que o leiaute configurado está correto.
- Documentação: Mantenha documentada a configuração do leiaute utilizado, especialmente em caso de alterações.
- Validação: Após a exportação, valide os dados no sistema de folha para garantir que todas as informações foram transferidas corretamente.
Atenção: Alterações no leiaute do arquivo podem impactar diretamente na integração com o sistema de folha de pagamento. Sempre comunique o departamento responsável antes de realizar modificações.